Kiedy trzeba zaktualizować ocenę ryzyka zawodowego?

Oceny ryzyka zawodowego nie aktualizuje się automatycznie co rok ani co kilka lat. Trzeba jednak wrócić do dokumentu zawsze wtedy, gdy przestaje on odpowiadać rzeczywistym warunkom pracy.

W wielu firmach ocena ryzyka zawodowego powstaje przy tworzeniu stanowiska, trafia do segregatora i pozostaje tam przez kolejne lata. W tym czasie zmieniają się urządzenia, zadania pracowników, organizacja pracy, środki ochrony, a czasem także przepisy.

Sama data dokumentu nie rozstrzyga, czy ocena ryzyka jest aktualna. Najważniejsze jest to, czy opisuje ona pracę wykonywaną obecnie, wszystkie występujące zagrożenia oraz rzeczywiście stosowane środki profilaktyczne.

Czy przepisy określają termin aktualizacji oceny ryzyka?

Nie ma ogólnego przepisu nakazującego aktualizowanie każdej oceny ryzyka zawodowego raz w roku, raz na trzy lata albo w innym stałym terminie.

Zgodnie z art. 226 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą, stosować niezbędne środki profilaktyczne oraz informować pracowników o ryzyku i zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Z kolei § 39a rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy wskazuje, że podczas oceny należy uwzględnić wszystkie czynniki środowiska pracy oraz sposoby wykonywania prac. Przepis wprost odnosi się między innymi do doboru wyposażenia, stosowanych substancji i materiałów oraz zmian organizacji pracy.

Kiedy trzeba ponownie przeanalizować ocenę ryzyka?

Weryfikacja jest potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy pojawia się zmiana mogąca wpływać na zagrożenia, poziom ryzyka albo skuteczność stosowanych zabezpieczeń.

1. Zmiana technologii lub procesu pracy

Nowa metoda wykonywania pracy może powodować inne zagrożenia niż metoda opisana w dotychczasowym dokumencie. Dotyczy to również automatyzacji, zmiany kolejności czynności lub przeniesienia części zadań na pracowników.

2. Nowe maszyny, urządzenia lub narzędzia

Wprowadzenie nowego wyposażenia wymaga sprawdzenia, czy ocena uwzględnia sposób jego obsługi, możliwe urazy, strefy niebezpieczne, wymagane kwalifikacje, zabezpieczenia i środki ochrony.

3. Zmiana organizacji pracy

Znaczenie może mieć między innymi praca zmianowa, ograniczenie obsady, praca wykonywana samodzielnie, zmiana miejsca pracy, zwiększenie tempa, rozszerzenie zakresu obowiązków albo wprowadzenie pracy zdalnej.

4. Nowe substancje lub mieszaniny chemiczne

Zastosowanie nowych preparatów wymaga uwzględnienia ich właściwości, sposobu użycia, czasu narażenia, dróg kontaktu oraz informacji wynikających z kart charakterystyki.

5. Zmiana środków ochrony

Wymiana środków ochrony indywidualnej lub zbiorowej może zmienić poziom ryzyka. Trzeba również sprawdzić, czy nowe rozwiązanie jest odpowiednie do konkretnego zagrożenia i warunków pracy.

6. Wypadek, zdarzenie potencjalnie wypadkowe lub choroba zawodowa

Takie zdarzenie powinno skłonić do sprawdzenia, czy zagrożenie zostało prawidłowo rozpoznane, czy ryzyko oszacowano właściwie i czy przyjęte zabezpieczenia rzeczywiście działają.

Nie każdy wypadek automatycznie oznacza konieczność napisania całego dokumentu od nowa. Może jednak ujawnić brak, błąd albo nieskuteczność zastosowanych środków profilaktycznych.

7. Nowe informacje o zagrożeniach

Powodem ponownej analizy mogą być wyniki pomiarów, informacje producenta, obserwacje pracowników, wyniki kontroli, audytu lub przeglądu stanowiska, a także rozpoznanie wcześniej pominiętego zagrożenia.

8. Zmiana przepisów lub wymagań

Nowe wymagania prawne mogą wpłynąć na sposób oceny zagrożenia, dopuszczalne wartości narażenia, wymagane zabezpieczenia albo zasady organizacji pracy.

Czy każda zmiana oznacza konieczność napisania dokumentu od nowa?

Nie. Zakres prac powinien odpowiadać znaczeniu wprowadzonej zmiany.

W zależności od sytuacji może wystarczyć:

• sprawdzenie aktualności całej oceny,
• uzupełnienie opisu stanowiska lub wykonywanych czynności,
• dodanie nowego zagrożenia,
• ponowne oszacowanie ryzyka dla wybranych zagrożeń,
• zmiana lub uzupełnienie środków profilaktycznych,
• zaktualizowanie wykazu stosowanych maszyn, materiałów lub środków ochrony,
• ponowne poinformowanie pracowników o wynikach oceny.

Jeżeli jednak stanowisko, technologia albo zakres obowiązków zmieniły się zasadniczo, konieczne może być przeprowadzenie pełnej oceny ponownie.

5 sygnałów, że ocena ryzyka może być nieaktualna

Jak często warto przeglądać ocenę ryzyka?

Trzeba odróżnić obowiązek aktualizacji od okresowego przeglądu.

Aktualizacja jest potrzebna, gdy informacje wykorzystane do oceny straciły aktualność albo nastąpiła zmiana wpływająca na zagrożenia lub środki ochrony. Okresowy przegląd pozwala natomiast sprawdzić, czy taka sytuacja nie wystąpiła.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że ocena powinna być prowadzona okresowo oraz zawsze wtedy, gdy wykorzystywane informacje tracą aktualność. PIP wymienia w szczególności zmiany technologiczne lub organizacyjne, zmiany wymagań oraz zmianę środków ochrony.

Jak przeprowadzić przegląd oceny ryzyka?

1. Porównaj opis stanowiska z pracą wykonywaną obecnie.
2. Sprawdź używane maszyny, narzędzia, materiały i substancje.
3. Zapytaj pracowników o zmiany, trudności i zauważone zagrożenia.
4. Przeanalizuj wypadki, zdarzenia potencjalnie wypadkowe i zgłoszone usterki.
5. Sprawdź aktualność pomiarów, instrukcji i środków ochrony.
6. Zweryfikuj, czy zmieniły się wymagania prawne dotyczące stanowiska.
7. Udokumentuj wynik przeglądu i wprowadzone zmiany.
8. Przekaż pracownikom aktualne informacje o ryzyku i zasadach ochrony.

Ocena ryzyka ma działać, a nie tylko być w dokumentacji

Aktualna ocena ryzyka nie jest dokumentem przygotowywanym wyłącznie na potrzeby kontroli. Powinna pomagać pracodawcy zdecydować, jakie działania są potrzebne, aby ograniczyć zagrożenia i właściwie zorganizować pracę.

Jeżeli dokument nie uwzględnia rzeczywistych czynności, urządzeń i warunków, trudno na jego podstawie dobierać badania profilaktyczne, szkolenia, instrukcje albo środki ochrony.